État des lieux et dépôt de garantie

1. Préparer l’état des lieux d’entrée

Créez un modèle exhaustif pièce par pièce (murs, plafonds, sols, menuiseries, prises, radiateurs, équipements électroménagers). Mentionnez l’état, les remarques et ajoutez des photos horodatées.

Relevez les compteurs (eau, gaz, électricité) en présence du locataire et consignez les numéros de série. Prévoyez un inventaire complet pour le meublé (liste légale) avec état fonctionnel.

Stockez tous les documents dans un dossier partagé (Drive/Notion) accessible au locataire. Notre checklist sert de base pour ne rien oublier.

• Durée moyenne : 45 à 60 min
• Photos HD ou vidéo 360°
• Signature électronique admise (outil type Docusign/Flatsy)

2. Gérer le dépôt de garantie

Montant maximum : 1 mois de loyer hors charges pour un bail nu, 2 mois pour un meublé. Déposez-le sur un compte bancaire dédié afin de tracer les flux.

Remettez un reçu mentionnant la date, le montant et les références du locataire. Les fonds peuvent générer des intérêts, mais ils vous appartiennent ; seule la restitution du capital est obligatoire.

Conservez la preuve de remise (virement ou chèque encaissé). Cette traçabilité simplifie les échanges en fin de bail.

• Délais de restitution : 1 mois (si aucun dommage), 2 mois sinon
• Retenues = sinistres, loyers impayés, charges régularisées
• Fournir justificatifs (factures, devis, décompte charges)

3. Réaliser l’état des lieux de sortie

Comparez point par point avec l’état des lieux d’entrée. Reprenez les mêmes photos pour objectiver l’évolution.

Notez les dégradations locatives (trous non rebouchés, lames de parquet abîmées) et distinguez-les de la vétusté normale. Utilisez une grille de vétusté (souvent fournie par les administrateurs de biens) pour chiffrer les retenues.

Si un désaccord survient, proposez immédiatement une médiation (ADIL, conciliateur). Vous évitez ainsi l’escalade judiciaire.

4. Justifier les retenues

Seules les dépenses justifiées peuvent être déduites du dépôt. Fournissez devis, factures et photos. Pour les charges, joignez le décompte annuel mentionnant la régularisation.

Pour les meublés, l’usure normale n’est pas facturable. Seuls les éléments détériorés (ex : canapé taché irrémédiablement) peuvent être retenus.

Préparez un courrier récapitulatif : montant restitué, détail des retenues, pièces justificatives. Envoyez-le en recommandé si le locataire conteste.

5. Outils et automatisation

Utilisez un logiciel spécialisé (Check & Visit, Innax, Lockimmo) ou une application mobile qui génère un PDF signé et horodaté. Cela protège juridiquement en cas de litige.

Pour un patrimoine conséquent, externalisez l’état des lieux à un huissier ou à un prestataire. Le coût (60 à 120 €) est récupérable à 50 % auprès du locataire.

Coupez vos états des lieux avec nos ressources sélection locataire et GLI pour sécuriser l’ensemble.

6. Anticiper les litiges

Conservez vos documents au moins 3 ans (délai de prescription). En cas d’impayés ou de dégradations majeures, la GLI prend en charge frais juridiques et loyers.

Si le locataire refuse de signer l’état des lieux, mentionnez-le dans le document et envoyez un constat d’huissier sous 7 jours.

En dernier recours, saisissez le juge des contentieux de la protection. Préparer un dossier complet (photos, devis, échanges) maxise vos chances.

Conclusion : garder le cap

État des lieux et dépôt de garantie n’est pas un sprint : mesurez vos résultats après chaque étape pour rester aligné avec votre objectif « Conserver une preuve opposable en cas de dégradation ».

Capitalisez sur Digitaliser la procédure fluidifie les relations locatives sans perdre de vue Faire un état des lieux bâclé et perdre toute base légale. Accordez-vous le rythme annoncé : Procédure à formaliser avant chaque location.

Entourez-vous d’un banquier, d’un mentor ou d’un pair : Bailleur particulier ou société progressent plus vite lorsqu’ils confrontent leurs chiffres.